Profesi Sistem Analis

Pengertian

Sistem Analis adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.

Seorang sistem analis harus memiliki setidaknya empat keahlian:

• Analisis : memahami organisasi, keahlian dalam memecahkan masalah, serta pemahaman sistem.
• Teknis : memahami potensi dan limitasi dari suatu teknologi.
• Manajerial : mengatur proyek, sumber daya resiko dan perubahan.
• Interpersonal : berkomunikasi dengan orang lain

Job Description (Jobdes) dari Sistem Analisis

1. Mempersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan.
2. Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan, dan upgrade sistem pengoperasian.
3. Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan, dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem pengoperasiannya. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk memenuhi keperluan data processing.
4. Mengumpulkan informasi untuk penganalisaan dan evaluasi sistem yang sudah ada maupun untuk rancangan suatu sistem.
5. Melakukan riset dan rekomendasi untuk pembelian, penggunaan, dan pembangunan hardware dan software.
6. Memperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software, dan konektivitas, termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen.
7. Memilih prosedur yang tepat dan mencari support ketika terjadi kesalahan, dan panduan yang ada tidak mencukupi, atau timbul permasalahan besar yang tidak terduga.
8. Mencatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan/ atau server, serta akses dan security pengguna.
9. Instal, konfigurasi, dan upgrade seluruh peralatan komputer, termasuk network card, printer, modem, mouse dan sebagainya.
10. Mampu bekerja sebagai bagian dari team, misalnya dalam hal jaringan, guna menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada.
11. Mencatat dan menyimpan dokumentasi atas sistem.
12. Melakukan riset yang bersifat teknis atas system upgrade untuk menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan sistem yang ada.
13. Menjaga confidentiality atas informasi yang diproses dan disimpan dalam jaringan.
14. Mendokumentasikan kekurangan serta solusi terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang.
15. Melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan yang ditugaskan.

Seorang sistem analis di satu sisi diharuskan memiliki keahlian dalam menganalisis proses bisnis (problem domain) untuk dapat menghasilkan sebuah SRS (software Requiremant Spesification) dan di sisi lain menguasai aspek technical dan implementasinya dalam software aplikasi (solution domain) untuk dapat menghasilkan DDD (Detailed Design Document).

Tahapan Pekerjaan Sistem Analisis

Berikut adalah tahap-tahap yang dilakukan seorang sistem analis beserta produk yang dihasilkan:

1. Tahap Investigasi
Kegiatan

• Mendefinisikan batasan, tujuan dan pokok masalah yang dialami oleh pemakai sistem.
• Mempelajari struktur dan fungsi-fungsi organisasi yang terkait dengan permasalahan yang terjadi.
• Menentukan prioritas penanganan dari kebutuhan pemakai sistem.
• Menghitung perkiraan biaya dan keuntungan.
• Menjelaskan prosedur sistem lama/berjalan.
• Mengklasifikasikan permintaan pengembangan sistem.
• Membuat alternatif pemecahan masalah.

Produk

• Permintaan awal pengembangan sistem telah ditanggapi dan diproses.
• Pernyataan ringkas/singkat dan jelas dari tujuan yang mendasari permintaan pengembangan sistem serta kebutuhan-kebutuhan dari sistem baru guna mencapai sasaran yang diinginkan.
• Bentuk-bentuk output yang diinginkan pemakai sistem serta sumber data input apa saja yang digunakan.
• Gambaran yang jelas dari prosedur sistem lama/berjalan, yang berhubungan dengan sistem baru/usulan yang akan digunakan.
• Bentuk permasalahan yang ditemukan pada studi awal yang menyangkut segi operasional maupun kebijaksanaan manajemen.
• Perkiraan biaya, waktu, tenaga kerja dan keuntungan yang akan diperoleh.

2. Tahap Analisis
Kegiatan

• Mengumpulkan data awal, menyusun dan mengklasifikasikan data awal serta menginterprestasikan dan evaluasi data awal.
• Menentukan kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan perangkat keras
• Menyusun staf pelaksana yang terlibat serta menyusun dana anggaran untuk implementasi sistem.
• Memilih alternatif yang tepat dari alat-alat analisis terstruktur yang akan digunakan serta menginterprestasikannya dalam rancangan yang lain.

Produk

• Suatu rekomendasi dari sistem lama/berjalan yang dapat dijadikan acuan untuk penyusunan sistem baru/usulan
• Suatu pernyataan taktis dan akurat yang berisi informasi tentang apa saja yang dibutuhkan oleh sistem baru yang akan dirancang
• Suatu laporan yang berisi gambaran sistem baru/usulan yang akan dirancang secara struktural dan aktual.

3. Tahap Perancangan
Kegiatan

• Merancang bentuk masukan/input dan keluaran /output serta konfigurasi komputer.
• Menyiapkan data awal / spesifikasi file, coding, program, dan test program serta pembuatan dokumentasi program.

Produk

• Suatu acuan teknis dari bentuk keluaran maupun bentuk masukan yang akan diwujudkan dalam bentuk dokumen dasar serta spesifikasi perangkat keras
• Suatu bentuk rekayasa software program yang dapat membantu serta mendukung fungsi operasi dari sistem yang akan dirancang dan diusulkan.

4. Tahap Implementasi
Kegiatan

• Pemilihan dan pelatihan personil.
• Persiapan tempat, instalasi perangkat lunak dan keras.
• Pembuatan program dan pengetasan program.
• Pengetasan sistem.
• Konversi sistem.
• Review hasil implementasi dan membuat laporan pengembangan sistem.

Produk

• Laporan akhir pengembangan sistem yang sudah diterapkan pada suatu organisasi di mana di dalamnya berisi pedoman pengoperasian sistem serta jangka waktu pengoperasian sistem yang akan diimplementasikan.

Sistem Informasi

Pengembangan sebuah perusahaan tidak terlepas dari adanya 4 komponen utama sistem informasi, yakni:

TPS (Transaction Processing Systems)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal.

Pada studi kasus Hypermart, yang merupakan TPS adalah kasir dan karyawan

MIS (Management information Systems)

MIS mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. MIS menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Pada studi kasus Hypermart, yang merupakan MIS adalah supervisor dari para karyawan

DSS (Decision Support Systems)

DSS hampir sama dengan MIS karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari MIS karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

Pada studi kasus Hypertmart, yang merupakan DSS adalah manager tiap cabang market

EIS (Executive Information Systems)

Executive Information System (EIS) adalah sistem computer-based yang membantu executive dalam mengakses data dan informasi untuk mengetahui suatu permasalahan, meneliti solusi yang akan diberikan, dan menunjukkan proses strategic planning.

Pada studi kasus Hypermart, yang merupakan EIS adalah direktur utama pemilik perusahaan

Analisis Sistem Informasi pada Aplikasi GoJek

PT GO-JEK Indonesia adalah sebuah perusahaan penyedia jasa layanan transpotasi yang menggunakan armada Ojek Motor yang tersebar dihampir seluruh wilayah cakupan Indonesia yang didirikan oleh Nadiem Makarim pada tahun 2011. Terdapat beberapa layanan yang diberikan oleh gojek antara lain: Go-Ride, Go-Car, Go-Food, Go-Send, dan lain-lain.

Klasifikasi Sistem Informasi yang digunakan GoJek

Gambar Klasifikasi Sitem Informasi Go-Jek

Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh sistem informasi. 

Analisa:

Sistem pembayaran Gojek masuk ke dalam Transaction Processing System, dimana sistem informasi berfungsi sebagai pengatur alur keluar masuknya transaksi yang terjadi di gojek. Transaksi disini termasuk dalam kalkulasi biaya perjalanan, penambahan gojek kredit apa bila pelanggan menambah jumlah depositnya dan juga pengurangan jumlah kredit karena digunakan untuk membayar layanan Gojek. Book order juga termasuk TPS, didalamnya terdapat pengumpulan informasi dari user seperti penentuan lokasi awal dan tujun, dan form lainnya. 

Process Control Systems

Process control system (PCS) merupakan karakteristik dari sistem informasi yang menjaga proses kegiatan bisnis. Kegiatan bisnis yang berjalan harus seusai prosedur dan harus sesuai dengan langkah-langkah yang telah ditetapkan dari awal.

Analisa:

Semua proses pemesanan / booking merupakan bagian dari sistem informasi dimana langkah yang dilakukan bertahap sesuai dengan SOP yang telah ditentukan. Ini merupakan fungsi dari Process control system. 

Enterprise Collaboration System

Enterprise collaboration systems (ECS) adalah sistem informasi lintas fungsional untuk meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kolaborasi diantara anggota dari operasi bisnis. Sistem ini juga digunakan untuk keperluan koordinasi dan pertukaran informasi di internal perusahaan maupun dengan costumer.

Analisa:

Untuk memudahkan koordinasi dan pertukaran informasi pada internal perusahaan, Gojek menghubungkan seluruh cabang di berbagai daerah kedalam suatu jaringan. Sedangkan untuk menciptakan kenyamanan costumer sendiri, Gojek memberikan informasi mengenai driver atau suksesor layanan lainya, baik nama, foto, begitu pula sebaliknya, driver megetahui nama serta no HP costumer, sehingga costumer dan driver bisa berkomunikasi secara langsung. 

Management Information Systems

Management information systems (MIS) menyediakan laporan informasi bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari data yang dihimpun dari operasi bisnis. MIS menyajikan informasi yang detail dan rangkuman informasi pilihan. MIS berguna untuk efisiensi operasional

Analisa:

Laporan data, Monitoring layanan dan Customer relationship management, adalah bentuk sistem informasi pada Go-Jek yang memudahkan pihak manajemen mendapatkan data khusus, misal statistik dan data pemesanan dan transaksi dari user, ataupun kinerja dari driver atau suksesor layanan lainnya. 

Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan langkah selanjutnya dari MIS dan TPS. DSS adalah sistem informasi yang menggunakan model keputusan dan data khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajemen. Gunanya untuk mendukung pihak manajemen untuk memecahkan masalah tertentu dengan tepat.

Analisa:

Data khusus dalam sistem informasi yang didapat dari pengumpulan data sebelumnya menjadi acuan manajer Go-Jek sebagai bahan keputusan untuk memusatkan atau mengekspansi usaha, penentuan dan rekruitmen driver atau suksesor layanan baru, serta pengembangan layanan. 

Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe sistem informasi yang sesuai untuk kebutuhan informasi bagi manajemen eksekutif. Tujuannya menyediakan dengan akses yang mudah dan cepat, tentang informasi selektif faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen eksekutif. Kemudian memberikan kebijakan perusahaan secara umum atau kebijakan yang diperuntukan pada level di bawah, yang kemudian akan di terjemahkan lebih spesifik oleh level di bawahnya dalam sistem informasi.

Analisa:

Dalam EIS, eksekutif Go-Jek memanfaatkan sistem informasi untuk menentukan kebijakan bagi peningkatan keseluruhan perusahaan, seperti Penawaran Saham Perdana atau IPO agar potensi pertumbuhan lebih cepat, menjalin kerjasama dengan perusahaan lainnya, serta menganalisa kompetitor dan membuat kebijakan agar dapat bersaing. 

Referensi

• https://id.wikipedia.org/wiki/Analis_sistem
• http://mydwkra.blogspot.com/2016/03/mengenal-peran-sistem-analis.html
• https://choirulyogya.wordpress.com/profesi-ti/2-system-analyst/